Kênh tuyển dụng tìm việc làm siêu thị kính chào các cô chú anh chị và các bạn với vai trò là một chuyên viên nhân sự chuyên nghiệp, tôi hiểu rõ những công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng, đặc biệt là những người mới vào nghề hoặc đang tìm kiếm cơ hội phát triển. Dưới đây là chia sẻ chi tiết về công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng, cùng với hướng dẫn tìm việc và các từ khóa, tags hữu ích để bạn tham khảo:
I. Công việc 1 ngày làm việc của nhân viên văn phòng (tổng quan):
Công việc của nhân viên văn phòng rất đa dạng, tùy thuộc vào vị trí cụ thể, quy mô công ty và lĩnh vực hoạt động. Tuy nhiên, có một số công việc chung mà hầu hết nhân viên văn phòng đều thực hiện hàng ngày:
*
Kiểm tra và trả lời email:
Đây là công việc bắt đầu ngày làm việc của hầu hết nhân viên văn phòng. Việc kiểm tra email giúp nắm bắt thông tin mới, phản hồi yêu cầu từ đồng nghiệp, cấp trên, đối tác và khách hàng.
*
Lập kế hoạch và sắp xếp công việc:
Dựa trên email, thông báo và các cuộc họp, nhân viên văn phòng cần lập kế hoạch công việc ưu tiên, sắp xếp lịch làm việc để đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.
*
Soạn thảo văn bản, báo cáo:
Công việc này bao gồm soạn thảo email, công văn, báo cáo, biên bản cuộc họp, tờ trình, hợp đồng… Tùy thuộc vào vị trí, nhân viên văn phòng có thể phải thực hiện các công việc liên quan đến văn bản pháp lý, tài chính, nhân sự…
*
Tiếp nhận và xử lý thông tin:
Nhân viên văn phòng có thể phải tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm điện thoại, email, văn bản, cuộc họp… Sau đó, họ cần xử lý thông tin này một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời.
*
Hỗ trợ các phòng ban khác:
Nhân viên văn phòng thường đóng vai trò là cầu nối giữa các phòng ban, hỗ trợ các phòng ban khác trong việc thực hiện các công việc chung.
*
Quản lý hồ sơ, tài liệu:
Việc quản lý hồ sơ, tài liệu là một phần quan trọng của công việc văn phòng. Nhân viên văn phòng cần đảm bảo hồ sơ, tài liệu được lưu trữ khoa học, dễ dàng tìm kiếm và bảo mật.
*
Thực hiện các công việc hành chính:
Các công việc hành chính bao gồm: photo, in ấn, chuẩn bị phòng họp, đặt văn phòng phẩm, tiếp đón khách…
*
Tham gia các cuộc họp:
Nhân viên văn phòng thường phải tham gia các cuộc họp để cập nhật thông tin, trao đổi công việc, đưa ra ý kiến và giải quyết vấn đề.
*
Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên:
Ngoài các công việc trên, nhân viên văn phòng có thể được giao các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên.
II. Chia sẻ chi tiết công việc theo từng vị trí cụ thể:
Để bạn hình dung rõ hơn, tôi sẽ chia sẻ chi tiết công việc của một số vị trí nhân viên văn phòng phổ biến:
*
Nhân viên hành chính:
* Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng.
* Tiếp đón khách hàng, đối tác.
* Soạn thảo văn bản hành chính, công văn.
* Quản lý hồ sơ, tài liệu.
* Hỗ trợ các phòng ban khác trong công tác hành chính.
*
Nhân viên lễ tân:
* Đón tiếp khách hàng, đối tác.
* Trả lời điện thoại, chuyển cuộc gọi.
* Quản lý lịch hẹn.
* Tiếp nhận và xử lý thư từ, bưu phẩm.
* Hỗ trợ các công việc hành chính đơn giản.
*
Thư ký văn phòng:
* Sắp xếp lịch làm việc cho lãnh đạo.
* Soạn thảo văn bản, báo cáo.
* Chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp.
* Ghi biên bản cuộc họp.
* Theo dõi và đôn đốc việc thực hiện các quyết định của lãnh đạo.
*
Nhân viên văn thư:
* Tiếp nhận, phân loại và xử lý văn bản đến.
* Soạn thảo văn bản đi.
* Lưu trữ và quản lý văn bản.
* Thực hiện các thủ tục liên quan đến văn thư, lưu trữ.
*
Nhân viên kế toán:
* Nhập liệu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
* Theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
* Lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính.
* Thực hiện các công việc liên quan đến kế toán tiền mặt, ngân hàng.
III. Hướng dẫn tìm việc cho nhân viên văn phòng:
1.
Xác định mục tiêu nghề nghiệp:
Bạn muốn làm việc ở vị trí nào? Trong lĩnh vực nào? Mức lương mong muốn là bao nhiêu? Việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp bạn tập trung vào những cơ hội phù hợp.
2.
Chuẩn bị hồ sơ xin việc:
*
CV (Sơ yếu lý lịch):
CV cần trình bày rõ ràng, đầy đủ thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, học vấn và các hoạt động ngoại khóa.
*
Cover letter (Thư xin việc):
Cover letter là cơ hội để bạn giới thiệu bản thân, nêu bật những điểm mạnh phù hợp với yêu cầu của công việc và thể hiện sự quan tâm đến công ty.
3.
Tìm kiếm việc làm:
*
Các trang web tuyển dụng:
VietnamWorks, CareerBuilder, TopCV, Timviec365…
*
Mạng xã hội:
LinkedIn, Facebook (các group tuyển dụng).
*
Website của công ty:
Truy cập website của các công ty bạn quan tâm để xem thông tin tuyển dụng.
*
Người thân, bạn bè, đồng nghiệp:
Nhờ họ giới thiệu việc làm.
*
Ngày hội việc làm:
Tham gia các ngày hội việc làm để gặp gỡ trực tiếp nhà tuyển dụng.
4.
Chuẩn bị cho phỏng vấn:
*
Tìm hiểu về công ty:
Lịch sử hình thành, lĩnh vực hoạt động, văn hóa công ty.
*
Nghiên cứu kỹ mô tả công việc:
Xác định những kỹ năng, kinh nghiệm mà nhà tuyển dụng yêu cầu.
*
Chuẩn bị câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn thường gặp:
Giới thiệu bản thân, điểm mạnh, điểm yếu, kinh nghiệm làm việc, mục tiêu nghề nghiệp, lý do bạn muốn làm việc tại công ty…
*
Chuẩn bị câu hỏi để hỏi nhà tuyển dụng:
Thể hiện sự quan tâm của bạn đến công việc và công ty.
*
Ăn mặc lịch sự, tự tin:
Tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
IV. Từ khóa và Tags tìm kiếm việc làm nhân viên văn phòng:
*
Từ khóa chính:
* Nhân viên văn phòng
* Nhân viên hành chính
* Nhân viên lễ tân
* Thư ký văn phòng
* Nhân viên văn thư
* Nhân viên kế toán
* Trợ lý văn phòng
* Hành chính văn phòng
* Văn phòng
* Office Staff
* Administrative Assistant
* Receptionist
* Secretary
* Office Clerk
* Accountant
* Office Assistant
*
Từ khóa bổ sung (tùy theo vị trí và kinh nghiệm):
* [Tên tỉnh/thành phố] (ví dụ: Hà Nội, TP.HCM)
* [Lĩnh vực] (ví dụ: Ngân hàng, Bất động sản, Giáo dục)
* [Kinh nghiệm] (ví dụ: Mới tốt nghiệp, 1 năm kinh nghiệm, 2 năm kinh nghiệm)
* [Kỹ năng] (ví dụ: Tiếng Anh, Tin học văn phòng, Kỹ năng giao tiếp)
*
Tags:
* #vieclamnhanvienvanphong
* #tuyennhanvienvanphong
* #vieclamhanhchinh
* #timvieclam
* #job
* #career
* #officestaff
* #administrative
* #recruitment
Ví dụ:
* Tìm kiếm trên VietnamWorks: “Nhân viên văn phòng Hà Nội mới tốt nghiệp”
* Tìm kiếm trên LinkedIn: “#vieclamnhanvienvanphong #HàNội #mớitốtnghiệp”
Lời khuyên:
*
Cập nhật hồ sơ thường xuyên:
Đảm bảo CV và cover letter của bạn luôn được cập nhật với những thông tin mới nhất.
*
Mở rộng mạng lưới quan hệ:
Tham gia các sự kiện networking, kết nối với những người làm trong lĩnh vực bạn quan tâm.
*
Kiên trì và không ngừng học hỏi:
Thị trường việc làm luôn cạnh tranh, hãy kiên trì tìm kiếm và không ngừng trau dồi kiến thức, kỹ năng để nâng cao cơ hội thành công.
Chúc bạn tìm được công việc phù hợp và thành công trên con đường sự nghiệp! Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi tôi nhé.